Privacyverklaring

Privacyverklaring Woongoed Zeeuws-Vlaanderen

Versie: 24 mei 2018

Inleiding
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen is een woningcorporatie die nastreeft om kwalitatief goede huisvesting te verhuren aan diegenen die daarin niet zelf kunnen voorzien. Daartoe verwerken wij persoonsgegevens. Als een betrouwbare en klantgerichte woningcorporatie vindt Woongoed Zeeuws-Vlaanderen het van het allergrootste belang dat uw privacy wordt gerespecteerd. Wij gaan daarom zorgvuldig om met (persoons)gegevens. Met deze privacyverklaring willen we u graag duidelijk en transparant informeren welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met deze gegevens.

De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toerzicht houdt op de naleving van de wet. Woongoed Zeeuws-Vlaanderen handelt binnen de kaders van de wet.

Opbouw privacyverklaring
In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Woongoed Zeeuws-Vlaanderen als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Woongoed Zeeuws-Vlaanderen.

Wat zijn persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Dit zijn bijvoorbeeld NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook iemands IP-adres. Het gaat dan om een combinatie van deze gegevens. Alleen een telefoonnummer is geen persoonsgegeven. Maar gecombineerd met een geboortedatum kan dit leiden tot informatie waarmee een persoon te identificeren is.

Wat is verwerken
Onder verwerken wordt verstaan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken we
Bent u geïnteresseerd in een van onze verhuureenheden en schrijft u zich in als woningzoekende, dan hebben wij in ieder geval de volgende persoonsgegevens van u nodig:

volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
geboortedatum;
geslacht;
burgerlijke staat;
telefoonnummer;
e-mailadres.

Om een woning aan u te kunnen verhuren, hebben wij in ieder geval van u de volgende persoonsgegevens nodig:

betalingsgegevens (bankrekeningnummer);
gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten, zoals loonstroken en inkomensverklaring;
gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst zoals contacthistorie (waarover, wanneer en op welke wijze u contact met ons op heeft gehad), verificatie identiteit en medische verklaring;
gegevens van uw medehuurders of medebewoners/familieleden;
gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een wet.

Wij vragen onze huurders mee te denken over ons beleid rondom sociale volkshuisvesting. Dit doen wij bijvoorbeeld door middel van onderzoeken of enquêtes. Wij gebruiken uw contactgegevens om u uit te nodigen voor het onderzoek. U kunt zich hier altijd voor afmelden. Wij doen regelmatig onderzoek naar klanttevredenheid. Deze onderzoeken worden online en soms telefonisch uitgevoerd door een extern bureau. Tijdens een onderzoek kunt u er zelf voor kiezen om uw gegevens achter te laten zodat we later nog eens contact met u op kunnen nemen.

Woongoed Zeeuws-Vlaanderen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Ze is als stichting in juridische zin verwerkingsverantwoordelijke. In het geval van gegevensverwerking van persoonsgegevens door externe partijen, maakt Woongoed ZVL afspraken over de eisen waar de verwerking aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. Woongoed ZVL controleert deze afspraken 1 keer per jaar. Bij het aanstellen van een verwerker wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

Doeleinden van de gegevensverwerking
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Huur en verhuur: denk hierbij aan het aanbieden van woningen, uitvoeren van de huurovereenkomst, het berekenen en vastleggen van inkomsten, het innen van huren, selecteren van woningzoekenden, onderhoud en reparatie, het behandelen van geschillen en de controle door de accountant;
Sociaal beheer: denk hierbij aan bijvoorbeeld het opslaan en delen van de noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren;
Wet- en regelgeving: de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer;
Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande informatie, zoals postregistratie en e-mail-archivering;
Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera's, van personen, gebouwen, terreinen en zaken. Indien de videocamera’s niet duidelijk zichtbaar zijn, wordt het cameratoezicht kenbaar gemaakt door middel van bordjes en/of stickers bij alle toegangsdeuren;
Activiteiten van intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de woningcorporatie goed te runnen, zoals het behandelen van geschillen, het doen van klanttevredenheidsonderzoeken en beveiliging.

We verwerken de persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoeren overeenkomst: Woongoed Zeeuws-Vlaanderen gebruikt voor het verhuren van een woning of het verkopen van een woning een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in ons systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.
Wettelijke verplichting: vanuit verplichtingen die voortvloeien uit bijvoorbeeld de woningwet zijn we verplicht gegevens vast te leggen. Dit gebeurt onder andere voor het passend kunnen toewijzen van onze woningen.
Toestemming: waar we persoonsgegevens vastleggen die niet vallen onder bovengenoemde grondslagen zullen we toestemming vragen.

Bewaartermijn
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort gegevens. Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw gegevens verwijderd/vernietigd. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt. Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van een periodiek opschooncyclus.

Delen met derden
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden. Denkt u dan bijvoorbeeld aan aannemers, installatiebedrijven, hoveniers.

Wij verstrekken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor het maken van een afspraak met u voor het uitvoeren van de werkzaamheden. U mag erop vertrouwen dat deze partijen uw gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden. Daartoe maken we goede afspraken met deze partijen.

Woongoed Zeeuws-Vlaanderen is op grond van de wet verplicht om in bepaalde gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denkt u dan bijvoorbeeld aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

Woongoed Zeeuws-Vlaanderen kan op grond van convenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. Woongoed Zeeuws-Vlaanderen is partij bij de volgende convenanten:

Convenant hennepkwekerijen;
Convenant Zorgnetwerken;
Samenwerkingsovereenkomst buurtbemiddeling;
Schuldhulpconvenant Gemeente Hulst, Schuldhulpconvenant Gemeente Sluis, Schuldhulpconvenant Gemeente Terneuzen.

In alle andere gevallen vragen we u om toestemming. Die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

Hoe beveiligen we uw gegevens
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen hanteert een strikt beleid om de beveiliging van persoonsgegevens vorm te geven. De persoonsgegevens worden beveiligd met passende technische en organisatorische maatregelen. Dit moet ervoor zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen

Wat zijn uw rechten
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Door een mail te sturen naar info@woongoedzvl.nl of te bellen naar 0115-636000 kunt u een verzoek doen om van uw recht gebruik te maken. Geef duidelijk aan wat uw verzoek is. Daarbij kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Vragen over privacy
Heeft u vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring dan kunt u mailen naar info@woongoedzvl.nl of bellen naar 0115-636000. Wilt u meer informatie over de privacywetgeving of de handhaving hiervan dan kunt u informatie vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Aanpassen privacyverklaring
Woongoed Zeeuws-Vlaanderen evalueert deze privacyverklaring minimaal één maal per jaar. Waar nodig vindt eerder een bijstelling plaats. De meest recente verklaring vindt u op onze website. Wanneer die voor het laatst is gewijzigd kunt u herleiden aan de genoemde versiedatum.